FLASH LEGAL CORPORATIVO: SE ESTABLECE LA VIGENCIA PERMANENTE DEL DECRETO 806 DE 2020 QUE IMPLEMENTA LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES EN LAS ACTUACIONES JUDICIALES.

Congreso de Colombia | Ley 2213 del 13 de junio de 2022

Por medio de la presente Ley se busca mantener permanentes las disposiciones del Decreto 806 de 2020, mediante el cual se implementó el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC’s) en las actuaciones judiciales, con ello además, se busca garantizar la atención a los usuarios al servicio de la justicia a través de herramientas tecnológicas e informáticas, respetando el derecho a la igualdad de los sujetos procesales y abogados siempre que cuenten con los medios tecnológicos idóneos para acceder de forma digital a estos servicios judiciales.

1. Objeto de la Ley.

Además de implementar el uso de las TIC’s en las actuaciones judiciales, por medio de esta ley se busca agilizar el trámite de los procesos judiciales ante la jurisdicción ordinaria en las especialidades civil, laboral, familia, jurisdicción de lo contencioso administrativo, jurisdicción constitucional y disciplinaria, así como las actuaciones de las autoridades administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales y en los procesos arbitrales.

El acceso a la administración de justicia mediante herramientas tecnológicas e informáticas debe respetar el derecho a la igualdad, motivo por el cual, cuando las autoridades judiciales, sujetos procesales y profesionales del derecho no dispongan de los medios digitales idóneos para acceder de forma digital, deberán ser atendidos de manera presencial en los despachos judiciales, brindando medidas especiales a la población vulnerable o en territorios donde no se disponga de conectividad por su condición geográfica.

• En los casos en que no se pueda adelantar la actuación judicial mediante el uso de las tecnologías de la información, los involucrados en el proceso y la autoridad judicial deberán manifestar los motivos correspondientes y se deberá dejar constancia en el expediente de tal situación, debiéndose adelantar de manera presencial.
• Las disposiciones contenidas en esta Ley son complementarias a las normas contenidas en los códigos procesales propios de cada jurisdicción y especialidad.
• El uso de las TIC’s en la especialidad penal de la jurisdicción ordinaria y penal militar será evaluada y decidida autónomamente mediante orden, contra la que no caben recursos, conforme a la Ley Estatutaria de Administración de Justicia, por el Juez o Magistrado a cargo del respectivo proceso o actuación procesal.

2. Uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC’s).

Las tecnologías de la información y las comunicaciones se podrán utilizar siempre que se disponga de las mismas de manera idónea, para la gestión y trámite de los procesos judiciales y asuntos en curso, con el fin de facilitar y agilizar el acceso a la justicia.

Se utilizarán los medios tecnológicos para todas las actuaciones, audiencias y diligencias y se permitirá que las partes del proceso o sujetos procesales actúen en los mismos o realicen trámites a través de los medios digitales disponibles, evitando exigir y cumplir formalidades presenciales que no sean estrictamente necesarias, razón por la cual las actuaciones no requerirán de firmas manuscritas o digitales, presentaciones personales o autenticaciones adicionales, ni incorporarse o presentarse en medios físicos.

Las autoridades judiciales deberán publicar en su página web los canales oficiales de comunicación e información mediante los cuales prestarán su servicio, así como los mecanismos tecnológicos que emplearán.

Las poblaciones especiales como población rural, grupos étnicos, personas con discapacidad y aquellos que tengan dificultad para acceder a los medios digitales, podrán acceder al sistema judicial de manera presencial.

• Las autoridades judiciales deberán adoptar las medidas necesarias para garantizar la efectiva comunicación virtual con los usuarios de la justicia, dando a conocer las decisiones adoptadas en las actuaciones y ejercer sus derechos.
• Los municipios, personerías y otras entidades públicas, en la medida de sus posibilidades, facilitarán que los sujetos procesales puedan acceder en sus sedes a las actuaciones virtuales.

3. Deberes de los sujetos procesales en relación con las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Es deber de los sujetos procesales, realizar sus actuaciones y asistir a las audiencias a través de medios tecnológicos. A tal efecto, deberán suministrar a la autoridad judicial competente, y a todos los demás sujetos procesales, los canales digitales para los fines del proceso o trámite y enviar a través de estos un ejemplar de todos los memoriales o actuaciones que realicen, simultáneamente con copia incorporada al mensaje enviado a la autoridad judicial.

Identificados los canales digitales elegidos, desde allí se originarán todas las actuaciones y desde estos se surtirán todas las notificaciones, mientras no se informe un nuevo canal. Los sujetos procesales deberán comunicar cualquier cambio de dirección o medio electrónico, de lo contrario, las notificaciones se seguirán surtiendo válidamente al anterior.

4. Expedientes.

Cuando no se tenga acceso al expediente físico en la sede judicial, tanto la autoridad judicial como los demás sujetos procesales colaborarán proporcionando por cualquier medio las piezas procesales que se encuentren en su poder y se requieran para desarrollar la actuación subsiguiente.

Las autoridades judiciales que cuenten con herramientas tecnológicas que dispongan y desarrollen las funcionalidades de expedientes digitales de forma híbrida podrán utilizarlas para el cumplimiento de actividades procesales.

5. Poderes.

Los poderes especiales para cualquier actuación judicial se podrán conferir mediante mensaje de datos, sin firma manuscrita o digital, con la sola antefirma, se presumirán auténticos y no requerirán de ninguna presentación personal o reconocimiento.

En el poder se deberá indicar la dirección de correo electrónico del apoderado que deberá coincidir con la inscrita en el Registro Nacional de Abogados.

Los poderes otorgados por personas inscritas en el registro mercantil deberán ser remitidos desde la dirección de correo electrónico inscrita para recibir notificaciones judiciales.

6. Demanda.

La demanda indicará el canal digital donde deben ser notificadas las partes, sus representantes y apoderados, los testigos, peritos y cualquier tercero que deba ser citado al proceso, so pena de su inadmisión. No obstante, en caso de que el demandante desconozca el canal digital donde deben ser notificados los peritos, testigos o cualquier tercero que deba ser citado al proceso, podrán indicarlo así en la demanda sin que ello implique su inadmisión.

La demanda deberá ir acompañada de los anexos en medio electrónico, los cuales corresponderán a los enunciados y enumerados en la demanda. La demanda y sus anexos se presentarán en forma de mensaje de datos a las direcciones de correo electrónico que el Consejo Superior de la Judicatura disponga para efectos del reparto, cuando haya lugar a este. No será necesario acompañar copias físicas, ni electrónicas para el archivo del juzgado, ni para el traslado.

• En cualquier jurisdicción, incluido el proceso arbitral y las autoridades administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales, salvo cuando se soliciten medidas cautelares previas o se desconozca el lugar donde recibirá notificaciones el demandado, el demandante al presentar la demanda simultáneamente deberá enviar por medio electrónico copia de ella y de sus anexos a los demandados. Así mismo, deberá proceder el demandante para presentar el escrito de subsanación de la demanda en caso de inadmisión.
• De no conocerse el canal digital de la parte demandada, se acreditará con la demanda el envío físico de la misma con sus anexos.
• Cuando el demandante haya remitido copia de la demanda con todos sus anexos al demandado, al admitirse la demanda, la notificación personal se limitará al envío del auto admisorio al demandado.

7. Audiencias.

Las audiencias deberán realizarse utilizando los medios tecnológicos a disposición de las autoridades judiciales o por cualquier otro medio puesto a disposición por una o por ambas partes y en ellas deberá facilitarse y permitirse la presencia de todos los sujetos procesales, ya sea de manera virtual o telefónica. No obstante, con autorización del titular del despacho, cualquier empleado podrá comunicarse con los sujetos procesales, antes de la realización de las audiencias, con el fin de informarles sobre la herramienta tecnológica que se utilizará en ellas o para concertar una distinta.

Cuando las circunstancias de seguridad, inmediatez y fidelidad excepcionalmente lo requieran, serán presenciales las audiencias y diligencias destinadas a la práctica de pruebas. La práctica presencial de la prueba se dispondrá por el juez de oficio o por solicitud motivada de cualquiera de las partes.

Para el caso de la jurisdicción penal, de manera oficiosa el juez de conocimiento podrá disponer la práctica presencial de la prueba cuando lo considere necesario, y deberá disponerlo así cuando alguna de las partes se lo solicite, sin que las mismas deban motivar tal petición. Excepcionalmente la prueba podrá practicarse en forma virtual ante la imposibilidad comprobada para garantizar la comparecencia presencial de un testigo, experto, o perito al despacho judicial.

La presencia física en la sede del juzgado de conocimiento solo serpa exigible al sujeto de prueba, a quien requirió la práctica presencial y al juez de conocimiento, sin perjuicio de que puedan asistir de manera presencial los abogados reconocidos, las partes que no deban declarar, los terceros e intervinientes especiales y demás sujetos procesales del proceso, quienes podrán concurrir de manera virtual.

8. Notificaciones Personales

Las notificaciones que deban hacerse personalmente también podrán efectuarse con el envío de la providencia respectiva como mensaje de datos a la dirección electrónica o sitio que suministre el interesado en que se realice la notificación, sin necesidad del envío de previa citación o aviso físico o virtual, los anexos que deban entregarse para un traslado se enviarán por el mismo medio.

El interesado afirmará bajo la gravedad de juramento, que se entenderá presentado con la petición, que la dirección electrónica o sitio suministrado corresponde al utilizado por la persona a notificar, deberá informar la forma como la obtuvo y allegará las evidencias correspondientes, particularmente las comunicaciones remitidas a la persona por notificar.

La notificación personal se entenderá realizada una vez transcurridos dos (2) días hábiles siguientes al envío del mensaje y los términos empezarán a contarse cuando el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje.

Se podrán implementar o utilizar sistemas de confirmación del recibo de los correos electrónicos o mensajes de datos.

• Lo aquí previsto para efectos de la notificación personal, se aplicará a cualquiera sea la naturaleza de la actuación, incluidas las pruebas extraprocesales o del proceso, sea este declarativo especial, monitorio, ejecutivo o cualquier otro.

• Se podrá hacer uso del servicio de correo electrónico postal certificado y los servicios postales electrónicos definidos por la Unión Postal Universal -UPU- con cargo a la franquicia postal.

  9. Notificación por estado y traslados.

  Las notificaciones por estado se fijarán virtualmente, con inserción de la providencia, y no será necesario imprimirlos, ni firmarlos por el secretario, ni dejar constancia con firma al pie de la providencia respectiva.

  No se insertarán en el estado electrónico las providencias que decretan medidas cautelares o hagan mención a menores, o cuando la autoridad judicial así lo disponga por estar sujetas a reserva legal.

  De la misma forma podrán surtirse los traslados que deban hacerse por fuera de audiencia. Los ejemplares de los estados y traslados se conservarán en línea para consulta permanente por cualquier interesado.

  10. Emplazamiento para notificación personal.

  Los emplazamientos que deban realizarse se harán únicamente en el registro nacional de personas emplazadas, sin necesidad de publicación en un medio escrito.

  11. Comunicaciones, oficios y despachos.

  Todas las comunicaciones, oficios y despachos con cualquier destinatario, se surtirán por el medio técnico disponible. Los secretarios o los funcionarios que hagan sus veces remitirán las comunicaciones necesarias para dar cumplimiento a las órdenes judiciales mediante mensaje de datos, dirigidas a cualquier entidad pública, privada o particulares, las cuales se presumen auténticas y no podrán desconocerse siempre que provengan del correo electrónico oficial de la autoridad judicial.

  12. Apelación de sentencias en materia civil y familia.

  El recurso de apelación contra sentencia en los procesos civiles y de familia se tramitará así:

• Sin perjuicio de la facultad oficiosa de decretar pruebas, dentro del término de ejecutoria del auto que admite la apelación, las partes podrán pedir la práctica de pruebas y el juez las decretará únicamente en los casos señalados en el artículo 327 del Código General del Proceso. El juez se pronunciará dentro de los cinco (5) días siguientes.
• Ejecutoriado el auto que admite el recurso o el que niega la solicitud de pruebas, el apelante deberá sustentar el recurso a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes. De la sustentación se correrá traslado a la parte contraria por el término de cinco (5) días. Vencido el término de traslado se proferirá sentencia escrita que se notificará por estado. Si no se sustenta oportunamente el recurso, se declarará desierto. Si se decretan pruebas, el juez fijará fecha y hora para la realización de la audiencia en la que se practicaran, se escucharan alegatos y se dictará sentencia. La sentencia se dictará en los términos establecidos en el Código General del Proceso.

13. Apelación en materia laboral.

El recurso de apelación contra las sentencias y autos dictados en materia laboral se tramitará así:

• Ejecutoriado el auto que admite la apelación o la consulta, si no se decretan pruebas, se dará traslado a las partes para alegar por escrito por el término de cinco (5) días cada una, iniciando con la apelante. Surtidos los traslados correspondientes, se proferirá sentencia escrita.

Si se decretan pruebas, se fijará la fecha de la audiencia para practicar las pruebas a que se refiere el artículo 83 del Código Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social. En ella se oirán las alegaciones de las partes y se resolverá la apelación.

• Cuando se trate de apelación de un auto se dará traslado a las partes para alegar por escrito por el término de cinco (5) días y se resolverá el recurso por escrito.

  14. En el informe anual que presenta la Rama Judicial al Congreso de la República se dispondrá de un capítulo especial sobre el estado de avance que se tiene del proceso de transformación digital.

  EQUIPO JURÍDICO DE LEGAL TRUST ABOGADOS CONSULTORES S.A.S.