FLASH LEGAL EXTRAORDINARIO: NUEVA REGLAMENTACIÓN SOBRE EL TELETRABAJO EN COLOMBIA

Ministerio del Trabajo | Decreto No. 1227 del 18 de julio de 2022

Teniendo en cuenta que la Organización Internacional del Trabajo OIT se pronunció respecto a la importancia del Teletrabajo en época de pandemia, como mecanismo para mantener millones de empleos, y pos pandemia continuó siendo una fuerte opción de trabajo para muchos, insta a los diferentes países a implementar y adaptar a la realidad laboral actual, la normatividad referente al teletrabajo; por tanto, según la redacción del actual Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo No.1072 de 2015 que reglamentó la Ley 1221 de 2008 por la cual se reglamenta el Teletrabajo en Colombia, se hace necesario modificar y adicionar algunos artículos, con el fin de impulsar el teletrabajo como una forma de organización laboral, permitiendo la eliminación de barreras que hacen difícil su implementación.

El presente Decreto modifica los siguientes artículos del Decreto 1072 de 2015, siendo los aspectos más relevantes:

• . Artículo 2.2.1.5.3. Contrato o vinculación de teletrabajo.

El contrato laboral o acto administrativo de vinculación que surja con ocasión a la vinculación a través del teletrabajo debe cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo, es decir, deberá constar por escrito, indicando:

– Las condiciones necesarias para la ejecución de las funciones asignadas, los medios tecnológicos y de ambiente requeridos, así como la descripción de equipos y programas informáticos, junto con las restricciones y las responsabilidades que pueda acarrear su incumplimiento.

– La modalidad de teletrabajo a ejecutar y la jornada semanal aplicable.

–Las responsabilidades en cuanto a la custodia de los elementos de trabajo y el procedimiento de restitución de equipos por parte del teletrabajador al momento de finalizar la modalidad de teletrabajo.

– Las medidas de seguridad digital que debe conocer y cumplir el teletrabajador.

– La descripción de los requisitos mínimos del puesto de trabajo para el desarrollo de la labor contratada, en aspectos ergonómicos y tecnológicos.

• . Artículo 2.2.1.5.5. Eliminación de adición al Reglamento Interno de Trabajo y modificación al Manual de Funciones y Competencias Laborales.

La implementación del teletrabajo no requerirá adición al Reglamento Interno de Trabajo, ni modificación al Manual de Funciones y Competencias Laborales.

• · Artículo 2.2.1.5.8. Obligaciones de las partes en el desarrollo del teletrabajo.

1. Por parte del empleador:

– Diligenciar el formulario adoptado para el desarrollo del teletrabajo, suministrado por la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).

– Informar a la ARL, la modalidad de teletrabajo elegido. En el caso de teletrabajo suplementario y autónomo, deberá informar el lugar elegido para la ejecución de las funciones y cualquier cambio a ella. En el caso de teletrabajo móvil se deberá informar las condiciones en que se ejecutará la labor contratada. Para cualquier modalidad de teletrabajo, el empleador indicará la jornada semanal aplicable, la clase de riesgo que corresponde a las labores ejecutadas y la clase de riesgo correspondiente a la empresa, entidad o centro de trabajo.
– Deberá incluir dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, el teletrabajo en su metodología de identificación, evaluación, valoración y control de peligros y riesgos de la empresa.
– Dar a conocer a los teletrabajadores los mecanismos de comunicación para reportar cualquier novedad derivada del desempeño del teletrabajo e instruir a los trabajadores o servidores sobre el reporte de accidentes de trabajo o enfermedad laboral.
– Suministrar al teletrabajador equipos y herramientas de trabajo adecuados a la tarea a realizar, garantizando que reciba formación e información sobre los riesgos derivados de la utilización de los equipos informáticos. En caso de estar de acuerdo, los empleadores y servidores públicos podrán poner a disposición del empleador, sus propios equipos y herramientas de trabajo.
– Fomentar la protección y respeto de la dignidad humana del teletrabajador en cuanto al acceso a la información, y el derecho a su intimidad y privacidad.
– Garantizar el derecho a la desconexión laboral y evitar el impacto que se pueda generar en la salud mental y equilibrio emocional de los teletrabajadores.
– Ordenar la realización de evaluaciones médicas ocupacionales, las cuales podrán ser realizadas por telemedicina.
– Capacitar al teletrabajador de manera previa a la implementación de la modalidad, en actividades de prevención y promoción en riesgos laborales, principalmente en el autocuidado, en el cuidado de la salud mental y factores de riesgo ergonómico o biomecánico, así como uso y apropiación de TIC’S y seguridad digital para el teletrabajo. Las capacitaciones podrán ser virtuales.
– El empleador debe informar al teletrabajador sobre las restricciones de uso de equipos y programas informáticos, la legislación vigente en materia de protección de datos personales, propiedad intelectual, seguridad de la información y en general las sanciones que puede acarrear por su incumplimiento.
– Adelantar acciones en materia de bienestar y capacitación al teletrabajador, en el marco del plan de capacitación y bienestar de la empresa.
– Adoptar y publicar la política interna de teletrabajo indicada en el artículo 2.2.1.5.18 del presente Decreto.

2. Por parte del teletrabajador:

– Participar en actividades de prevención y promoción organizadas por la empresa o entidad, el Comité paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo o el Vigía ocupacional correspondiente y participar en actividades virtuales de promoción de la salud y prevención del empleador o la ARL, cumpliendo con las obligaciones establecidas en la legislación del Sistema General de Riesgos Laborales.
– Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa o entidad y atender las recomendaciones del empleador y la ARL.
– Procurar el cuidado integral de su salud, así como suministrar al empleador información clara, veraz y completa sobre cualquier cambio de su estado de salud física o mental que afecte o pueda afectar su capacidad para trabajar.
– Participar en las actividades de prevención de riesgos laborales, reportar accidentes e incidentes de trabajo y enfermedades laborales.
– Atender las instrucciones respecto de uso y apropiación de tecnologías de la información y las comunicaciones, y de seguridad digital efectuadas por el empleador.
– Suministrar información veraz sobre el lugar de trabajo, así como cualquier cambio que se presente.
– Restituir los equipos y herramientas de trabajo entregados por el empleador, en el estado en que fueron recibidos, salvo el deterioro por el uso normal de los mismos.
– Cumplir eficientemente con las actividades establecidas, presentando los reportes e informes que se requieran, manejando con responsabilidad la información a su cargo.
– Cumplir con las mismas actividades y resultados que se realizan de manera presencial, con la calidad y oportunidad esperada.
– Participar en las capacitaciones que se requieran para el correcto desempeño de su labor, las cuales se podrán realizar de manera virtual.
– Participar en las sesiones y actividades de bienestar, capacitación e incentivos desarrolladas por la empresa o entidad pública.
• · Artículo 2.2.1.5.9. Obligaciones de las Administradores de Riesgos Laborales.
  – Promover el cumplimiento de las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo con las características propias del teletrabajo.
  – Establecer la guía para prevención y actuación en situaciones de riesgo del teletrabajo, y suministrarla al teletrabajador y a la entidad o empleador.
  – Realizar capacitación, asistencia y asesoría en actividades de prevención y promoción de riesgos laborales, en seguridad y salud en el trabajo principalmente en análisis de espacios y puestos de trabajo, salud mental y factores de riesgo ergonómico o biomecánico. Estas actividades podrán ser virtuales.
  – Establecer un programa que permita asesorar, capacitar, y emitir recomendaciones sobre postura y ubicación de herramientas propias del desarrollo del teletrabajo.

  – Realizar los ajustes tecnológicos a sus plataformas para el reporte de accidentes de trabajo y enfermedades laborales, con especial énfasis en teletrabajo, informando en las plataformas y medios virtuales que tenga la ARL.

  – Emitir las recomendaciones en seguridad y salud en teletrabajo a los teletrabajadores, empresas y entidades, velando por el autocuidado como medida preventiva.

  – Implementar y publicar el formato de afiliación al Sistema de Riesgos Laborales para el teletrabajo en todos los canales virtuales, con la descripción de las actividades que ejecutará el teletrabajador, el lugar en el cual se desarrollarán, el horario en el cual se ejecutarán, la clase de riesgo que corresponde a las labores ejecutadas y la clase de riesgo que corresponde a la empresa, entidad o centro de trabajo.

  – Brindar acompañamiento y asesoría a los empleadores y entidades públicas para la realización de las visitas a los puestos de trabajo de los teletrabajadores.
  • · Artículo 2. Adición de los artículos 2.2.1.5.15 a 2.2.1.5.25 del Decreto 1072 de 2015:

    – Artículo 2.2.1.2.15. Eliminación de barreras para la puesta en marcha del teletrabajo. Siempre que exista acuerdo entre las partes acerca de la implementación del teletrabajo, no se podrá condicionar la puesta en marcha de éste, basándose en requerimientos que impliquen barreras tales como exigencia de visitas previas al puesto de trabajo, exigencia de sistemas de información para realizar el seguimiento de actividades de teletrabajo, entre otros.

    La visita previa del puesto de trabajo podrá ser realizada virtual o presencialmente por el empleador o la entidad pública, con asesoría de la ARL, previa coordinación con el trabajador o servidor público, cuando se determine su necesidad por parte del teletrabajador, empleador o entidad pública o ARL a que se encuentre afiliado el empleador.

    *Entre tanto se implemente el diseño del sistema de información de teletrabajo, éste no constituirá como una barrera para la puesta en marcha del teletrabajo.

    – Artículo 2.2.1.5.16. Reversibilidad del Teletrabajo. Las partes podrán conservar el derecho a la reversibilidad del teletrabajo, esto, es la facultad de solicitar en cualquier momento, el retorno definitivo a la ejecución de labores en la empresa, entidad o centro de trabajo.

    Para el caso de los trabajadores que se rigen por las normas de derecho privado, se hará efectiva la reversibilidad en el término establecido por las partes y se sujetará a la posibilidad que tenga el empleador de contar con el espacio o puesto de trabajo y a la facultad del empleador para señalar el lugar en el que el trabajador prestará sus servicios.

    La reversibilidad para los servidores públicos operará conforme las necesidades del servicio, las cuales serán evaluadas por la entidad pública, caso en el cual el retorno a la presencialidad será inmediato.

    *En caso de contratar o vincular por primera vez a un teletrabajador, este no podrá exigir posteriormente realizar su trabajo en las instalaciones del empleador, a no ser que las partes de común acuerdo modifiquen lo inicialmente pactado y en dado caso perdería su calidad de teletrabajador.

    – Artículo 2.2.1.5.17. Flexibilidad del Teletrabajo. Las partes procurarán la flexibilización respecto del tiempo y modo en el desempeño de la labor contratada, siempre que se cumpla con la jornada semanal establecida para servidores públicos y trabajadores del sector privado. Con este fin se podrán acordar los esquemas de cumplimiento y seguimiento de funciones, así como de tiempos de entregas de trabajos y de ejecución de labores. La flexibilidad en el cumplimiento de horario de trabajo no podrá afectar el descanso efectivo de los teletrabajadores, ni su derecho a la desconexión laboral.

    – Artículo 2.2.1.5.18. Política Interna de Teletrabajo. El empleador o entidad pública, deberá adoptar y publicar de manera virtual, una política interna en la que regule los términos, características, condiciones del teletrabajo, conforme a las necesidades y particularidades del servicio. Esta política deberá contener:

    1. Relación de los cargos que pueden desempeñar sus funciones mediante el teletrabajo.

    2. Requisitos de postulación en cuanto a competencias comportamentales, organizacionales y tecnológicas necesarias para ser teletrabajador.

    3. Disposiciones para hacer real y efectiva la igualdad de trato.

    4. Equipos y programas informáticos, plataformas, sistemas de información y herramientas TIC para desarrollar actividades como teletrabajador.

    5. Condiciones sobre la confidencialidad de la información y secreto empresarial, protocolos para el respeto a la intimidad personal y familiar del teletrabajador.

    6. Puntos de contacto para efectos de denuncias de acoso laboral, solicitudes al COPASST, requerimientos o anuncios al área de talento humano, punto de contacto para el reporte de accidentes o enfermedades de trabajo.

    7. Descripción de las medidas y actividades de prevención y promoción en favor del teletrabajador y su inclusión en el SST.

    8. Acciones incluidas en el plan de capacitación en temas inherentes al desarrollo efectivo del teletrabajo.

    9. La descripción mínima del espacio de trabajo requerido, el cual incluirá la definición y tamaño del lugar necesario para establecer la estación de trabajo.

    *La presente política deberá ser adoptada por todas las entidades públicas, igualmente por aquellos empleadores del sector privado que no hubiesen adicionado su Reglamento Interno de Trabajo en lo referente al adecuado uso de equipos, programas y manejo de la información.

    *Ninguna de las disposiciones contenidas en esta Política Interna, desmejorará las condiciones y derechos laborales de los teletrabajadores.

    – Artículo 2.2.1.5.19. Equipos y herramientas de trabajo. Corresponde al empleador suministrar las herramientas de trabajo para la realización del teletrabajo, tales como equipos de cómputo, software, repositorios virtuales y programadas requeridos para el desarrollo de la labor contratada. El teletrabajador asumirá la obligación del cuidado y uso correcto de las herramientas, siendo responsable único de su uso indebido.

    Las partes pueden acordar que el trabajador o servidor público disponga de sus propios equipos y herramientas de trabajo, por lo cual, el teletrabajador deberá mantener en buenas condiciones funcionales tales herramientas para atender los requerimientos propios del servicio.

    – Artículo 2.2.1.5.20. Auxilio compensatorio de costos de servicios públicos y acuerdo sobre exoneración de pago de servicios públicos al empleador o entidad pública. De mutuo acuerdo entre las partes, se podrá fijar el costo del auxilio mensual que compensará los costos de internet, telefonía fija y móvil y energía.

    Para la efectiva implementación del teletrabajo tanto en el sector público como en el sector privado, el trabajador o el servidor público, podrá asumir en su totalidad el costo de los servicios de internet y energía, así así se acordara entre las partes.

    – Artículo 2.2.1.5.21. Compensación por el uso de herramientas de trabajo de propiedad del teletrabajador. El empleador y el trabajador podrán, de mutuo acuerdo, pactar el valor mensual de compensación por el uso de herramientas de trabajo de propiedad del trabajador o servidor.

    – Artículo 2.2.1.5.22. Desarrollo del teletrabajo suplementario a través de modelos híbridos de trabajo. De común acuerdo, las partes podrán fijar trabajar de manera alternada, dos o tres días a la semana en su casa y el resto del tiempo en el centro de trabajo, para lo cual, de mutuo acuerdo, determinarán los días de presencialidad y teletrabajo que podrán ser fijos o variables con el fin de satisfacer necesidades organizacionales del empleador o entidad pública.

    – Artículo 2.2.1.5.23. Registro de Teletrabajadores. El empleador deberá informar al Ministerio del Trabajo el número de teletrabajadores, para lo cual diligenciará el formulario digital dispuesto para tal fin.

    – Artículo 2.2.1.5.24. Estrategias para el fomento y adopción del Teletrabajo. El Ministerio del Trabajo, el Ministerio del Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y el Departamento Administrativo de la Función Pública desarrollarán estrategias de reconocimiento a los empleadores que implementen el teletrabajo, las cuales se regirán por los protocolos y manuales establecidos por estas entidades para tal fin.

    – Artículo 2.2.1.5.25. Celebración del Día Internacional del Teletrabajo. El día 16 de septiembre de cada anualidad se celebrará el día Internacional del Teletrabajo, con el fin de fomentar el teletrabajo en Colombia, incrementar los niveles de productividad, generar ciudades más sostenibles, promover la inclusión laboral, mejorar el bienestar y la calidad de vida de los ciudadanos, trabajadores y servidores, fortaleciendo el uso efectivo de las TIC’S.

    · Artículo 3. Vigencia, modificación y adición. El presente Decreto rige a partir de su publicación y modifica los artículos 2.2.1.5.3; 2.2.1.5.5; 2.2.1.5.8 y 2.2.1.5.9, y adiciona los artículos 2.2.1.5.15 al 2.2.1.5.25 al Decreto 1072 de 2015.

    EQUIPO JURÍDICO DE LEGAL TRUST ABOGADOS CONSULTORES S.A.S